Fragen und Antworten

Derzeit ist der Zugriff auf die Verwaltungspostfächer der Schule außerhalb des Schulverwaltungsnetzes (HSVN), also aus dem Internet, nicht möglich. Sie dürfen allerdings eine automatisierte Weiterleitung von Ihrem Schulleitungspostfach der Domäne @x.y.schulverwaltung.de auf Ihre personalisierte dienstliche E-Mail-Adresse einrichten und erhalten somit die E-Mails auch außerhalb der Schule.

Eine Einbindung des Kontos in Clientanwendungen, wie Outlook, Thunderbird oder ein anderes E-Mail-Programm beziehungsweise in die E-Mail-Verwaltung Ihres Smartphones/Tablets, ist aus Datenschutzgründen nicht möglich. Bei der Einbindung in eine Clientsoftware würden Daten und Anhänge in der Regel automatisiert auf Ihr Endgerät heruntergeladen. Ein Download darf jedoch nur als bewusste Einzelentscheidung durch die Anwenderinnen und Anwender erfolgen.

Das E-Mail-Konto hat 1GB Speicherplatz. E-Mails mit Dateianhängen dürfen insgesamt maximal 25 MB groß sein.

Die Kontaktdaten entsprechen den hinterlegten Personaldaten in Ihrer personalverwaltenden Dienststelle. Bitte informieren Sie das Schulamt beziehungsweise die Lehrkräfteakademie über die erforderliche Änderung. Auch die Schulleitung kann über die LUSD eine Änderung beantragten.

Abwesenheit: Eine längere Abwesenheit, wie zum Beispiel Krankheit, Kur/Reha oder eine Elternzeit, wirkt sich in der Regel nicht auf die Gültigkeit Ihre dienstlichen E-Mail-Adresse aus. Es bleibt aktiv und Sie können weiterhin darauf zugreifen. Wir empfehlen die Einrichtung einer Abwesenheitsmeldung. In Ausnahmefällen, wie eine Beurlaubung ohne Bezüge im nichtdienstlichen Interesse oder der vorläufigen Rente wird Ihr Konto zunächst deaktiviert und nach drei Monaten gelöscht.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Eine Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses führt dazu, dass Ihr Konto am Tag nach Ihrem Ausscheiden zunächst deaktiviert wird. Sollten Sie innerhalb von drei Monaten wieder in den aktiven Dienst oder ein aktives Arbeitsverhältnis eintreten, behalten Ihre Zugangsdaten die Gültigkeit und Ihre gespeicherten Daten bleiben erhalten.

Sollten Sie länger als drei Monate nicht mehr in Ihr Arbeitsverhältnis zurückkehren, werden Ihre Daten und Ihr Konto gelöscht. Bei einem Wiedereintritt nach dieser Zeit erhalten Sie neue Zugangsdaten.

Bei einem Wechsel zwischen öffentlichen Schulen in Hessen bleiben Ihre dienstliche E-Mail-Adresse weiterhin gültig. Dies gilt auch für Ausbilderinnen und Ausbilder oder Referendarinnen und Referendare. Wechsel außerhalb des Schulbereichs führen zu einer Deaktivierung und Löschung des Kontos.

Bei einem Wechsel zwischen öffentlichen Schulen in Hessen bleiben Ihre Kontodaten weiterhin gültig. Dies gilt auch für Ausbilderinnen und Ausbilder oder Referendarinnen und Referendare. Wechsel außerhalb des Schulbereichs führen zu einer Deaktivierung oder Löschung des Kontos.

Seitens des Landes Hessen wird hessischen Lehrkräften und anderen Beschäftigten an öffentlichen hessischen Schulen im Rahmen ihres Dienst- oder Arbeitsverhältnisses ein personalisierter E-Mail-Account zur Verfügung gestellt, der aus den personenbezogenen Daten Nachname und Vorname der jeweiligen Lehrkraft gebildet wird. Diese Festlegung gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer des Verfahrens gleichermaßen. Die Konten werden für alle berechtigten Personen auf Basis der Personaldaten automatisiert erstellt und verwaltet.

Nach Art. 88 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i.V.m. § 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) ist für die Erstellung einer personenbezogenen dienstlichen E-Mail-Adresse für Lehrkräfte zur Gewährleistung der gebotenen differenzierenden Zuordnung die Verwendung der personenbezogenen Daten von Nachname und Vorname zulässig, da die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses der betroffenen Lehrkraft erforderlich wird.

Nach der E-Mail-Richtlinie vom 8. Juli 2020 dient die Nutzung personalisierter E-Mail-Adressen ausdrücklich sowohl für die interne Kommunikation als auch für den dienstlichen Kontakt mit Außenstehenden. Die Veröffentlichung von Kontaktdaten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist im Rahmen der Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext nach Art. 88 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i. V. m. § 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) zulässig. Die Veröffentlichung im internen Adressverzeichnis dient zur Kontaktaufnahme der Nutzerinnen und Nutzern untereinander. Aus diesem Grund besteht kein Anspruch auf eine Löschung aus dem globalen (internen) Adressverzeichnis des Landes Hessen an öffentlichen hessischen Schulen.
 

Soweit die Personen Aufgaben mit Außenwirkung wahrnehmen oder im Unterricht eingesetzt sind, was den Bedarf für eine Kontaktaufnahme durch Außenstehende bedingen könnte, ist auch eine externe Veröffentlichung beispielsweise auf der Schulhomepage zulässig. In der Regel dient die Veröffentlichung der E-Mail-Adressen in Verbindung mit Name und Funktion dazu, eine Kontaktmöglichkeit für die betroffenen Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern oder sonstigen Personen zu gewährleisten. Dabei sind die personenbezogenen Daten der Betroffenen im Rahmen der Kontaktinformationen auf das erforderliche Minimum zu beschränken. Dies gilt nicht soweit im Einzelfall schutzwürdigen Belange einer Veröffentlichung entgegenstehen. In jedem Falle sind die betroffenen Lehrkräfte oder sonstige an der Schule tätigen Personen vor einer Veröffentlichung zu informieren.