Das „Planungssystem Personal und Budget“ (PPB) dient als integratives Planungsinstrument für Personalressourcen und des Budgets im Bereich der Schulen und der Bildungsverwaltung.
Durch die einheitlichen Prozesse und die gemeinsame Datenbasis werden alle Beteiligten in ihrer Aufgabenstellung optimal unterstützt. PPB ist als Anwendung über der Service-Portal Hessen erreichbar.
Das Planungssystem Personal und Budget (PPB) gliedert sich inhaltlich in vier Anwendungsbereiche:
- Personalplanung
- Lehrerstellenzuweisung und Sollmitteilung
- Bewirtschaftung Schulbudget (Planungs- und Steuerungshilfe)
- Budgetvereinbarung
Teilanwendung Personalplanung
Die Anwendung Personalplanung ist ein Planungstool für die Personallenkung und Personalbudgetsteuerung im Kultusbereich.
Über das Planungstool werden alle Personalplanungsfälle bis zur Umsetzung in der Personaladministration und ggf. den notwendigen weiteren Schritten (z.B. Stellenwirtschaft, Abrechnung, Personalausgabenhochrechnung) oder der Nicht-Weiterverfolgung der Planungsfälle gesteuert.
Die Planung erfolgt mittels Personallenkungsmaßnahmen (PLM). Diese dienen der Personalplanung und Personalsteuerung. Sie ermöglichen die Erfassung von Personalplanungsfällen als reine Planwerte mit der Möglichkeit der anschließenden Übernahme und Abbildung im E-Recruiting, der Personalbeschaffung und der Personaladministration. Die Prozesse zur Personalplanung umfassen dabei
- die systemische Integration zwischen Lehrerzuweisung, Rahmenpersonalkonzepten, Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaladministration und der Personalkostenhochrechnung unter Nutzung der OM-Daten
- die Ausgabenbewertung (Budgetbewertung) der im Personalplanungstool enthaltenen Personallenkungsmaßnahmen und sonstiger personalbezogener Ausgaben (zum Beispiel Dienstjubiläen, Beförderungen)
In PPB werden alle Personallenkungsfälle erfasst und bearbeitet, die nicht sofort zu einem Eintrag in SAP HCM PA (Personaladministration) führen.
Ziel dabei ist es, dass bereits vorhandene Daten aus den SAP-Modulen in diese Planungen einbezogen werden. Bei Stellenausschreibungen über E-Recruiting werden PLM automatisch angelegt und durch die Pflege z. B. der Bewerberdaten automatisierte Aktualisierungen der Daten der PLM durchgeführt.
Teilanwendung Lehrerstellenzuweisung und Sollmitteilung
Die schulbezogene Sollmitteilung erfolgt in Stunden. Sie bilden die Grundlage für die unterrichtliche Versorgung der Schule.
Die Lehrerstellenzuweisung ist die Verteilung der verfügbaren dotierten Lehrerstellen aus dem Haushaltsplan ohne Wertigkeit auf die Staatlichen Schulämter getrennt nach Schulform. Diese Lehrerstellenzuweisung wird jeweils für das Schuljahr und das Schulhalbjahr erstellt und kontinuierlich aktualisiert.
Teilanwendung Bewirtschaftung Schulbudget (PSH)
Die Anwendung Planungs- und Steuerungshilfe (PSH) wird von den Schulen für die Haushaltsplanung, die Bewirtschaftung und die Haushaltsüberwachung der ihnen zur Verfügung stehenden Schulbudgets genutzt.
Die PSH unterstützt die Budget-Umschichtungen zwischen Budgetarten und das Anlegen von Planungsfällen für die Erstellung des Haushaltsplans. Für die Haushaltsplanung sind zwei Berichte in die PSH integriert: Der Bericht „Planung“ stellt jeweils alle erfassten Planungsfälle dar und damit die jeweils aktuelle (und ggf. nach dem 15.03. aktualisierte) Haushaltsplanung.
Die PSH unterstützt die Bewirtschaftung des Schulbudgets: Es können Verfügungen für Personalmittel (Personal-Vorgänge) erfasst werden, die elektronisch an die Personalverwaltung zur Weiterbearbeitung weitergeleitet werden.
Weiterhin können Verfügungen für Sachmittel (Vorgänge für Bestellungen und Rechnungen) erfasst werden. Dabei werden die von der Schule erfassten Buchungsbelege durch die Anwendung weitgehend vorkontiert und als Papier-Ausdruck an das Staatliche Schulamt zur Erfassung in SAP-Rechnungswesen weitergeleitet.
Für die Bewirtschaftung ist ein Bericht „Verfügung“ in die PSH integriert.
Für Aufgaben der Haushaltsüberwachung dient die Übersicht in der PSH, die sich in Berichtsform auch als „Budgetbericht“ in der PSH wiederfindet.
Teilanwendung Budgetvereinbarung
Über die Anwendung Budgetvereinbarung wird der Prozess für den Abschluss der Budgetvereinbarung zwischen den Schulen, den Schulfachlichen Aufsichtsbeamten, den Leitungen der Staatlichen Schulämter und dem HKM unterstützt.
Weiterhin sind über diese Anwendung alle Nachträge zu den Budgetvereinbarungen aufrufbar.
Das HKM stellt vor Beginn eines Haushaltsjahres für alle Schulen Angebote zur Budgetvereinbarung zur Verfügung. Im beigefügten Text zur Budgetvereinbarung sind die Unterschriften für das Kultusministerium (Mandantenleitung Schulen und Mandantenleitung Staatliche Schulaufsicht) bereits enthalten. Die Unterschriften der Schulen, der Schulfachlichen Aufsichtsbeamten und der Leitungen der Staatlichen Schulämter erfolgen elektronisch über die Anwendung Budgetvereinbarung.